為加強對建設(shè)工程檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,進一步提高建設(shè)工程檔案歸檔管理工作質(zhì)量和水平,我部研究起草了《關(guān)于進一步做好建設(shè)工程檔案歸檔管理工作的通知(征求意見稿)》,現(xiàn)向社會公開征求意見。有關(guān)單位和公眾可于2022年11月28日前,通過以下途徑和方式提出意見:
1.電子郵箱:chenjing@mohurd.gov.cn(請?zhí)峁┖炞稚w章掃描件和同版本可編輯文檔)。
2.通信地址:北京市海淀區(qū)三里河路9號住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳(郵編100835),并請在信封上注明“檔案歸檔管理反饋意見”字樣。
附件:關(guān)于進一步做好建設(shè)工程檔案歸檔管理工作的通知(征求意見稿)
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳
2022年11月16日
附件
關(guān)于進一步做好建設(shè)工程檔案
歸檔管理工作的通知
(征求意見稿)
建設(shè)工程檔案是城鄉(xiāng)建設(shè)活動的真實記錄和重要建設(shè)成果,做好建設(shè)工程檔案歸檔管理工作是政府部門的一項重要職責,直接關(guān)系城鄉(xiāng)建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展和人民生命財產(chǎn)安全。近年來,一些地區(qū)出現(xiàn)了建設(shè)工程檔案管理工作弱化、工作方法簡單、重承諾輕監(jiān)管、歸檔不完整不及時等問題。為加強對建設(shè)工程檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,進一步提高建設(shè)工程檔案歸檔管理工作質(zhì)量和水平,現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下:
一、加強建設(shè)工程檔案工作的監(jiān)督管理
(一)提高認識,加強指導(dǎo)和監(jiān)管。各地住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門、有關(guān)規(guī)劃和自然資源主管部門(以下簡稱城建檔案主管部門)要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo),深入貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作的重要批示精神,認真落實“保管好、利用好、記錄好、留存好”的目標任務(wù),充分認識新形勢下加強建設(shè)工程檔案歸檔管理工作的重要性和緊迫性,加強對建設(shè)工程檔案歸檔管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督管理,完善歸檔管理政策措施,督促工程參建各方履行歸檔職責。建立應(yīng)交不交的責任追究機制,采取有效監(jiān)督檢查方式,對檔案管理制度、人員在崗和檔案移交等情況進行監(jiān)督檢查和督促落實,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。堅決杜絕“重結(jié)果輕過程,只承諾不監(jiān)管”,以及檔案不完整、不真實、不移交等問題的發(fā)生。
各地城建檔案主管部門要按照工程建設(shè)項目審批制度改革要求,完善檔案管理工作機制,優(yōu)化檔案驗收工作流程,創(chuàng)新歸檔管理方式。通過工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)在核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可(施工許可)時,一次性告知建設(shè)單位建設(shè)工程檔案歸檔的有關(guān)要求,在工程建設(shè)過程中,實行線上線下一體化業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù),促進歸檔工作提質(zhì)增效。
(二)堅持集中統(tǒng)一管理,做到應(yīng)收盡收。各地城建檔案主管部門要通過市、縣城建檔案館(室)對建設(shè)工程檔案實行集中統(tǒng)一管理,維護建設(shè)工程檔案的系統(tǒng)性、完整性與安全性,各地要結(jié)合實際,明確建設(shè)工程檔案的歸檔范圍,采用便捷高效的接收方法,確保應(yīng)收盡收,為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理和人民群眾生產(chǎn)生活等需要提供檔案支撐。
(三)充分發(fā)揮城建檔案館的作用,不斷提升檔案管理水平。各地城建檔案館是按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定設(shè)置的專門檔案館。各地城建檔案主管部門要結(jié)合檔案保管利用工作需要,充分發(fā)揮城建檔案館(室)的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢,使其能夠在開展檔案歸檔全過程指導(dǎo)監(jiān)督、檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信用信息匯集報送、檔案信息化建設(shè)、檔案接收保管利用,以及協(xié)助完成檔案驗收等方面,承擔更多的技術(shù)服務(wù)保障工作,防止工作弱化的現(xiàn)象發(fā)生,不斷提升建設(shè)工程檔案管理工作水平。
二、落實建設(shè)工程檔案歸檔管理職責
(四)明確各方責任。按照“誰移交、誰負責,誰形成、誰負責”的原則,工程建設(shè)單位對歸檔工作負總責,要把歸檔工作納入合同管理、施工管理的各個環(huán)節(jié),協(xié)調(diào)督促勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位按規(guī)定完成歸檔各項工作,定期組織查驗檔案完成情況,確保建設(shè)工程檔案全面反映工程實際情況,工程竣工后,負責向城建檔案館(室)移交檔案。工程各參建單位對歸檔工作負主體責任,負責收集、整理各自形成的檔案,并對檔案的真實性和完整性負責,要建立健全檔案工作制度,落實領(lǐng)導(dǎo)負責制和檔案人員崗位責任制,設(shè)專人專崗專職負責歸檔工作,要嚴格按照歸檔要求,與工程建設(shè)同步完成檔案的收集和整理,并在工程完工時完成竣工圖的編制工作。
(五)簡化移交內(nèi)容。各地城建檔案主管部門要按照“放管服”改革要求,以滿足工程改擴建、維修、事故應(yīng)急處置、城市規(guī)劃建設(shè)管理、輔助決策等需要為原則,進一步簡化和規(guī)范建設(shè)工程檔案移交內(nèi)容,切實減輕企業(yè)負擔。
建設(shè)工程檔案移交內(nèi)容包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體的文件材料;對于加蓋電子簽章、具備法律效力、符合歸檔要求的電子文件,可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案;對于數(shù)字化掃描形成的電子文件,實行紙質(zhì)、電子雙套制移交。
(六)完善驗收機制。城建檔案主管部門要建立健全建設(shè)工程檔案驗收納入工程竣工聯(lián)合驗收的工作機制,規(guī)范驗收工作流程和工作要求,組織有關(guān)專業(yè)人員在工程竣工聯(lián)合驗收規(guī)定時限內(nèi),完成建設(shè)工程檔案驗收。
城建檔案主管部門要通過工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng),接收工程竣工聯(lián)合驗收或建設(shè)工程檔案驗收申請,經(jīng)核驗,對符合歸檔要求的,出具建設(shè)工程檔案驗收合格意見,對不符合歸檔要求的,要一次性告知整改內(nèi)容,整改完成后重新進行驗收。
暫未實施工程竣工聯(lián)合驗收的建設(shè)工程,在辦理工程竣工驗收備案時,住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)當查驗建設(shè)工程檔案驗收合格意見。
(七)健全移交方式。按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面開展工程建設(shè)項目審批制度改革的實施意見》等規(guī)定,建設(shè)工程檔案移交實行“驗收+承諾”的方式。建設(shè)工程檔案經(jīng)驗收合格后,應(yīng)及時移交城建檔案館(室),并辦理移交手續(xù)。對于建設(shè)工程檔案驗收后形成的以及需要補充更正的內(nèi)容,實行告知承諾制移交,承諾時間不超過三個月。
建設(shè)工程檔案移交承諾書的內(nèi)容包括:檔案齊全完整、與工程實際相符、掃描形成的電子版內(nèi)容與相應(yīng)紙質(zhì)檔案一致、在承諾時限內(nèi)完整移交等。
對建設(shè)周期長或在線歸檔的工程項目,建設(shè)單位可以申請分階段驗收、分階段移交。
對未履行承諾完成檔案移交的建設(shè)單位及其直接負責的主管人員和其他直接責任人員,按規(guī)定進行行政處罰,并納入失信行為記錄。
(八)加強信息化建設(shè)。城建檔案主管部門要加強建設(shè)工程檔案接收、保管、利用等全過程信息化建設(shè),加速推進建設(shè)工程檔案管理數(shù)字化進程。要建立和完善建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng),實行歸檔全過程指導(dǎo)服務(wù)、檔案驗收移交等全過程線上線下同步辦理,并實現(xiàn)與工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)、建設(shè)工程全過程圖紙數(shù)字化管理系統(tǒng)、行政執(zhí)法系統(tǒng)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。探索開展省市縣建設(shè)工程檔案信息資源一體化建設(shè),逐步實現(xiàn)檔案信息的異地查詢利用。
三、做好組織保障工作
(九)加強隊伍建設(shè)。各地城建檔案主管部門要加強建設(shè)工程檔案人才隊伍建設(shè),圍繞建設(shè)工程檔案管理工作需要,每年組織開展建設(shè)工程檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),采取多種激勵措施,加強專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng),不斷提高業(yè)務(wù)能力。支持城建檔案館(室)人才培養(yǎng)和引進工作,努力建立一支具有工程建設(shè)、檔案管理、信息技術(shù)等專業(yè)知識的復(fù)合型高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。
(十)加強安全管理。各地城建檔案主管部門要多措并舉做好建設(shè)工程檔案安全保密管理工作。涉密工程以及地下管線測繪數(shù)據(jù)等涉密檔案,應(yīng)按照保密要求嚴格管理。建設(shè)工程電子文件管理應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求,防范因信息匯聚關(guān)聯(lián)引發(fā)泄密風(fēng)險。要做好電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)、異質(zhì)異地備份和數(shù)據(jù)保全管理工作,異地備份工作要充分考慮不同省份、不同地震帶等因素,確保檔案數(shù)據(jù)的絕對安全、長久可用以及在應(yīng)急狀態(tài)時快速啟用。
(十一)提高服務(wù)能力。各地城建檔案主管部門要建立事前告知、事中指導(dǎo)、事后信用監(jiān)管的歸檔管理工作機制,及時核實更新信用信息,開展信用評價,強化信用約束,鼓勵探索運用信用手段提高建設(shè)工程檔案驗收工作效率和歸檔工作質(zhì)量。要加強城建檔案資源建設(shè),做好館藏檔案數(shù)字化,設(shè)立檔案查詢服務(wù)窗口,挖掘檔案資源價值,提高檔案利用服務(wù)能力。要通過舉辦展覽、編研等工作,展現(xiàn)城鄉(xiāng)建設(shè)取得的成就,增強人民群眾的獲得感和幸福感。
(十二)加強宣傳推廣。深入總結(jié)建設(shè)工程檔案管理工作的經(jīng)驗和做法,在機制創(chuàng)新、制度保障、技術(shù)服務(wù)、信息化建設(shè)等方面,遴選可復(fù)制、可推廣的經(jīng)驗做法和典型案例,運用政務(wù)網(wǎng)站、新聞媒體等方式,加強宣傳和推廣,營造務(wù)實、創(chuàng)新、進取的良好工作氛圍。
