為加強對建設工程檔案工作的指導和監(jiān)督,進一步提高建設工程檔案歸檔管理工作質量和水平,我部研究起草了《關于進一步做好建設工程檔案歸檔管理工作的通知(征求意見稿)》,現向社會公開征求意見。有關單位和公眾可于2022年11月28日前,通過以下途徑和方式提出意見:

 1.電子郵箱:chenjing@mohurd.gov.cn(請?zhí)峁┖炞稚w章掃描件和同版本可編輯文檔)。

 2.通信地址:北京市海淀區(qū)三里河路9號住房和城鄉(xiāng)建設部辦公廳(郵編100835),并請在信封上注明“檔案歸檔管理反饋意見”字樣。

 附件:關于進一步做好建設工程檔案歸檔管理工作的通知(征求意見稿)

住房和城鄉(xiāng)建設部辦公廳        

2022年11月16日

附件

關于進一步做好建設工程檔案

歸檔管理工作的通知

(征求意見稿)

建設工程檔案是城鄉(xiāng)建設活動的真實記錄和重要建設成果,做好建設工程檔案歸檔管理工作是政府部門的一項重要職責,直接關系城鄉(xiāng)建設高質量發(fā)展和人民生命財產安全。近年來,一些地區(qū)出現了建設工程檔案管理工作弱化、工作方法簡單、重承諾輕監(jiān)管、歸檔不完整不及時等問題。為加強對建設工程檔案工作的指導和監(jiān)督,進一步提高建設工程檔案歸檔管理工作質量和水平,現就有關事項通知如下:

一、加強建設工程檔案工作的監(jiān)督管理

(一)提高認識,加強指導和監(jiān)管。各地住房和城鄉(xiāng)建設主管部門、有關規(guī)劃和自然資源主管部門(以下簡稱城建檔案主管部門)要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導,深入貫徹習近平總書記對檔案工作的重要批示精神,認真落實“保管好、利用好、記錄好、留存好”的目標任務,充分認識新形勢下加強建設工程檔案歸檔管理工作的重要性和緊迫性,加強對建設工程檔案歸檔管理工作的指導和監(jiān)督管理,完善歸檔管理政策措施,督促工程參建各方履行歸檔職責。建立應交不交的責任追究機制,采取有效監(jiān)督檢查方式,對檔案管理制度、人員在崗和檔案移交等情況進行監(jiān)督檢查和督促落實,發(fā)現問題及時糾正。堅決杜絕“重結果輕過程,只承諾不監(jiān)管”,以及檔案不完整、不真實、不移交等問題的發(fā)生。

各地城建檔案主管部門要按照工程建設項目審批制度改革要求,完善檔案管理工作機制,優(yōu)化檔案驗收工作流程,創(chuàng)新歸檔管理方式。通過工程建設項目審批管理系統在核發(fā)建設工程規(guī)劃許可(施工許可)時,一次性告知建設單位建設工程檔案歸檔的有關要求,在工程建設過程中,實行線上線下一體化業(yè)務指導服務,促進歸檔工作提質增效。

(二)堅持集中統一管理,做到應收盡收。各地城建檔案主管部門要通過市、縣城建檔案館(室)對建設工程檔案實行集中統一管理,維護建設工程檔案的系統性、完整性與安全性,各地要結合實際,明確建設工程檔案的歸檔范圍,采用便捷高效的接收方法,確保應收盡收,為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設管理和人民群眾生產生活等需要提供檔案支撐。

(三)充分發(fā)揮城建檔案館的作用,不斷提升檔案管理水平。各地城建檔案館是按照《科學技術檔案工作條例》等有關規(guī)定設置的專門檔案館。各地城建檔案主管部門要結合檔案保管利用工作需要,充分發(fā)揮城建檔案館(室)的專業(yè)技術優(yōu)勢,使其能夠在開展檔案歸檔全過程指導監(jiān)督、檔案人員業(yè)務培訓、信用信息匯集報送、檔案信息化建設、檔案接收保管利用,以及協助完成檔案驗收等方面,承擔更多的技術服務保障工作,防止工作弱化的現象發(fā)生,不斷提升建設工程檔案管理工作水平。

二、落實建設工程檔案歸檔管理職責

(四)明確各方責任。按照“誰移交、誰負責,誰形成、誰負責”的原則,工程建設單位對歸檔工作負總責,要把歸檔工作納入合同管理、施工管理的各個環(huán)節(jié),協調督促勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位按規(guī)定完成歸檔各項工作,定期組織查驗檔案完成情況,確保建設工程檔案全面反映工程實際情況,工程竣工后,負責向城建檔案館(室)移交檔案。工程各參建單位對歸檔工作負主體責任,負責收集、整理各自形成的檔案,并對檔案的真實性和完整性負責,要建立健全檔案工作制度,落實領導負責制和檔案人員崗位責任制,設專人專崗專職負責歸檔工作,要嚴格按照歸檔要求,與工程建設同步完成檔案的收集和整理,并在工程完工時完成竣工圖的編制工作。

(五)簡化移交內容。各地城建檔案主管部門要按照“放管服”改革要求,以滿足工程改擴建、維修、事故應急處置、城市規(guī)劃建設管理、輔助決策等需要為原則,進一步簡化和規(guī)范建設工程檔案移交內容,切實減輕企業(yè)負擔。

建設工程檔案移交內容包括紙質、電子、聲像等載體的文件材料;對于加蓋電子簽章、具備法律效力、符合歸檔要求的電子文件,可不移交相應紙質檔案;對于數字化掃描形成的電子文件,實行紙質、電子雙套制移交。

(六)完善驗收機制。城建檔案主管部門要建立健全建設工程檔案驗收納入工程竣工聯合驗收的工作機制,規(guī)范驗收工作流程和工作要求,組織有關專業(yè)人員在工程竣工聯合驗收規(guī)定時限內,完成建設工程檔案驗收。

城建檔案主管部門要通過工程建設項目審批管理系統,接收工程竣工聯合驗收或建設工程檔案驗收申請,經核驗,對符合歸檔要求的,出具建設工程檔案驗收合格意見,對不符合歸檔要求的,要一次性告知整改內容,整改完成后重新進行驗收。

暫未實施工程竣工聯合驗收的建設工程,在辦理工程竣工驗收備案時,住房和城鄉(xiāng)建設主管部門應當查驗建設工程檔案驗收合格意見。

(七)健全移交方式。按照《建設工程質量管理條例》《國務院辦公廳關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》等規(guī)定,建設工程檔案移交實行“驗收+承諾”的方式。建設工程檔案經驗收合格后,應及時移交城建檔案館(室),并辦理移交手續(xù)。對于建設工程檔案驗收后形成的以及需要補充更正的內容,實行告知承諾制移交,承諾時間不超過三個月。

建設工程檔案移交承諾書的內容包括:檔案齊全完整、與工程實際相符、掃描形成的電子版內容與相應紙質檔案一致、在承諾時限內完整移交等。

對建設周期長或在線歸檔的工程項目,建設單位可以申請分階段驗收、分階段移交。

對未履行承諾完成檔案移交的建設單位及其直接負責的主管人員和其他直接責任人員,按規(guī)定進行行政處罰,并納入失信行為記錄。

(八)加強信息化建設。城建檔案主管部門要加強建設工程檔案接收、保管、利用等全過程信息化建設,加速推進建設工程檔案管理數字化進程。要建立和完善建設工程檔案管理系統,實行歸檔全過程指導服務、檔案驗收移交等全過程線上線下同步辦理,并實現與工程建設項目審批管理系統、建設工程全過程圖紙數字化管理系統、行政執(zhí)法系統等相關業(yè)務系統的互聯互通和數據共享。探索開展省市縣建設工程檔案信息資源一體化建設,逐步實現檔案信息的異地查詢利用。

三、做好組織保障工作

(九)加強隊伍建設。各地城建檔案主管部門要加強建設工程檔案人才隊伍建設,圍繞建設工程檔案管理工作需要,每年組織開展建設工程檔案人員業(yè)務培訓,采取多種激勵措施,加強專業(yè)技術人才培養(yǎng),不斷提高業(yè)務能力。支持城建檔案館(室)人才培養(yǎng)和引進工作,努力建立一支具有工程建設、檔案管理、信息技術等專業(yè)知識的復合型高素質檔案管理人才隊伍。

(十)加強安全管理。各地城建檔案主管部門要多措并舉做好建設工程檔案安全保密管理工作。涉密工程以及地下管線測繪數據等涉密檔案,應按照保密要求嚴格管理。建設工程電子文件管理應符合相關保密管理要求,防范因信息匯聚關聯引發(fā)泄密風險。要做好電子檔案數據容災、異質異地備份和數據保全管理工作,異地備份工作要充分考慮不同省份、不同地震帶等因素,確保檔案數據的絕對安全、長久可用以及在應急狀態(tài)時快速啟用。

(十一)提高服務能力。各地城建檔案主管部門要建立事前告知、事中指導、事后信用監(jiān)管的歸檔管理工作機制,及時核實更新信用信息,開展信用評價,強化信用約束,鼓勵探索運用信用手段提高建設工程檔案驗收工作效率和歸檔工作質量。要加強城建檔案資源建設,做好館藏檔案數字化,設立檔案查詢服務窗口,挖掘檔案資源價值,提高檔案利用服務能力。要通過舉辦展覽、編研等工作,展現城鄉(xiāng)建設取得的成就,增強人民群眾的獲得感和幸福感。

(十二)加強宣傳推廣。深入總結建設工程檔案管理工作的經驗和做法,在機制創(chuàng)新、制度保障、技術服務、信息化建設等方面,遴選可復制、可推廣的經驗做法和典型案例,運用政務網站、新聞媒體等方式,加強宣傳和推廣,營造務實、創(chuàng)新、進取的良好工作氛圍。